數(shù)字化在后勤服務(wù)和管理中的積極作用

文章出處：http://m.luckydriving.com 作者：陜西師范大學(xué)后勤集團(tuán) 人氣： 發(fā)表時間：2008年10月14日

陜西師大非常重視數(shù)字化校園建設(shè)，在后勤服務(wù)和管理中積極推進(jìn)數(shù)字化管理和應(yīng)用，廣泛采用智能化設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，已經(jīng)建立了一套較為完善的數(shù)字化管理服務(wù)體系，并日益彰顯出在后勤服務(wù)中的積極作用。后勤集團(tuán)的健康發(fā)展、成績的取得在很多方面得益于后勤數(shù)字化建設(shè)，是數(shù)字化建設(shè)圓了后勤人科學(xué)化管理的夢。
數(shù)字化在后勤服務(wù)和管理中的應(yīng)用
后勤數(shù)字化建設(shè)分為兩個方面，一是覆蓋后勤集團(tuán)整個服務(wù)范圍的以公眾服務(wù)信息為主要內(nèi)容的后勤集團(tuán)網(wǎng)站建設(shè)；二是分行業(yè)內(nèi)部管理使用的管理信息系統(tǒng)建設(shè)。
集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。該平臺內(nèi)容豐富，有物業(yè)維修、供暖測溫、網(wǎng)絡(luò)會議、網(wǎng)上超市、網(wǎng)上訂餐、網(wǎng)上考試等系統(tǒng)，同時，也是學(xué)生和教職工對后勤服務(wù)暢談心聲的地方，深受全校師生擁護(hù)和歡迎。另外，通過把學(xué)生家長網(wǎng)站與學(xué)生公寓管理相結(jié)合，使學(xué)生家長通過網(wǎng)絡(luò)可以查詢子女在校的各類學(xué)習(xí)和生活信息。
物業(yè)維修平臺。維修系統(tǒng)分為總值班臺、各專業(yè)維修接待平臺、公眾監(jiān)督網(wǎng)站三部。師生可以通過網(wǎng)絡(luò)報修，也可以通過電話報修。網(wǎng)絡(luò)報修電腦會自動將信息分配給各維修點(diǎn)，電話報修信息總值班臺受理后，按業(yè)務(wù)屬性通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)度到各維修點(diǎn)。整個進(jìn)程是完全透明，維修工作時間進(jìn)度、收費(fèi)數(shù)額、用戶滿意度等整個置于師生和管理人員監(jiān)督之下。
數(shù)字化在餐飲管理中的應(yīng)用。餐飲管理系統(tǒng)一是規(guī)范了原材料的采購和供應(yīng)過程。管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)可以查閱采供數(shù)據(jù)，將采購進(jìn)價、供應(yīng)價透明化，原材料價格的調(diào)整數(shù)據(jù)都有案可稽，采購的進(jìn)出貨量，庫存品種的進(jìn)價、存量和存貨金額通過數(shù)字化平臺可以一目了然，從根本上解決了原材料采供過程的“暗箱操作”問題。二是改變了庫存管理混亂的狀況。餐飲數(shù)字化管理系統(tǒng)的使用，為管理者建立了完備的原料庫臺賬，原材料統(tǒng)一編碼，并具備安全庫存信息警示功能，保證了庫存管理信息的準(zhǔn)確、完整。三是實(shí)現(xiàn)了菜價智能監(jiān)控。在管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定了各個餐廳的毛利率標(biāo)準(zhǔn)以及毛利率區(qū)間范圍(比如最低不能低于5％，最高不能高于30％)，餐飲系統(tǒng)隨時自動報告目前各餐廳的合理萊價，同時對各個餐廳每個菜品的實(shí)際售價進(jìn)行智能診斷，通過單菜核算給管理者合理確定飯菜價格提供了參考依據(jù)。四是餐飲成本核算及時做到了日清月結(jié)。
數(shù)字化在學(xué)生公寓管理中的應(yīng)用。學(xué)生公寓管理系統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)了公寓信息共享。各級管理者根據(jù)不同權(quán)限可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)清楚地了解公寓的房間數(shù)量、床位數(shù)量、空閑床位狀況等基本情況。公寓管理者和學(xué)生管理干部都可以準(zhǔn)確查詢某個學(xué)生所在公寓、房間和床位，學(xué)生的姓名、性別、出生年月、院系、年級、專業(yè)、班級、職務(wù)以及家庭所在地、家長聯(lián)系電話等詳細(xì)情況。二是實(shí)現(xiàn)了床位自動分配。只要操作人員提出待分房的學(xué)生名單和計劃分配的公寓房間號碼，點(diǎn)擊自動分房按鍵，系統(tǒng)會自動將每一個學(xué)生分配到具體床位。三是實(shí)現(xiàn)了智能門禁管理。利用學(xué)生飯卡來識別學(xué)生的身份，學(xué)生出入公寓時刷卡，計算機(jī)屏幕便顯示刷卡人的照片、姓名、院系、專業(yè)、年級，值班人員通過觀察計算機(jī)屏幕就可以識別進(jìn)入學(xué)生公寓的人員身份，準(zhǔn)確辨別外來人員。該系統(tǒng)設(shè)置了報警功能，管理者根據(jù)需要可以設(shè)定報警時間，學(xué)生在設(shè)定的時間內(nèi)不刷卡，系統(tǒng)會自動提示。該系統(tǒng)還具有房態(tài)實(shí)時監(jiān)控功能，楚地反映出學(xué)生最后一次出入公寓的日期和時間，以便管理者及時掌握學(xué)生的出入信息，防止意外事件的發(fā)生。四是實(shí)現(xiàn)了管理信息統(tǒng)計全面系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有較完善的統(tǒng)計報表功能，如：學(xué)生信息報表、公寓信息報表、公寓人員出入報表等等。五是實(shí)現(xiàn)了公寓異地遠(yuǎn)程管理。由于該系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，管理者隨時可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施管理活動，掌握公寓內(nèi)的全面情況。另外，門禁刷卡器具有脫機(jī)運(yùn)行功能，既便是在計算機(jī)暫時出現(xiàn)故障時也能使用。
數(shù)字化在人力資源與工薪管理中的應(yīng)用。內(nèi)部數(shù)字化管理中的核心內(nèi)容是人力資源管理與工薪管理。實(shí)現(xiàn)了一是人力資源管理規(guī)范化。在系統(tǒng)中的崗位管理功能方面，設(shè)計了崗位聘任程序和崗位管理模式，明確了崗位設(shè)置、崗位職責(zé)，為各部門按需設(shè)崗、以崗定薪提供了依據(jù)。人員聘任時系統(tǒng)可根據(jù)崗位用人條件在人事檔案庫中進(jìn)行篩選，并提供符合條件的候選人，為決策層確定人選提供依據(jù)。二是工作業(yè)績考核公平化。員工上下班采用指紋刷卡，系統(tǒng)自動記錄上下班時間，同時所有二線員工通過工作日志對自己當(dāng)天的工作做出計劃并在下班前輸入完成情況，上一級管理人員可通過其出勤情況和工作完成情況對其當(dāng)天的工作做出量化考核，考核分為A、B、c、D四個等級，每個等級均有不同的分值，通過考核結(jié)果可以客觀的反映出每位員工的工作業(yè)績，體現(xiàn)了考核的公平性。另外，系統(tǒng)還提供了工作意見交換功能，各級管理人員可通過工作意見模塊下達(dá)工作指令，無論你是在同一校區(qū)還是不同校區(qū)，均可在最短的時間內(nèi)將工作意見傳達(dá)到當(dāng)事人。三是工資計算簡捷化。使用該系統(tǒng)的工資管理功能，不論工資模式多么復(fù)雜，工資發(fā)放變得非常便捷，每月月底財會人員只需將本單位本月的收入輸入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)會按照事先設(shè)定好的程序自動進(jìn)行計算，生成工資報表，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進(jìn)行審批，在很短的時間就可完成工資申報、審批、發(fā)放工作，大大提高了工作效率。
在其它管理領(lǐng)域內(nèi)投入使用的系統(tǒng)還有：《超市管理系統(tǒng)》、《酒店管理系統(tǒng)》、《鍋爐測溫系統(tǒng)》、《網(wǎng)絡(luò)會議系統(tǒng)》、《網(wǎng)上考試系統(tǒng)》、《學(xué)校醫(yī)院管理系統(tǒng)》、《職工住房管理系統(tǒng)》、 《實(shí)臉室投入產(chǎn)出評估管理系統(tǒng)》、《校園植物資源管理系統(tǒng)》等。
后勤數(shù)字化建設(shè)中的主要做法
領(lǐng)導(dǎo)重視多方支持。高校后勤數(shù)字化建設(shè)是“一把手”工程，后勤要搞數(shù)字化建設(shè)首先離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)也一直非常重視數(shù)字化管理的研究和應(yīng)用，付出了十分艱辛的勞動。同時，在學(xué)校計算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生中和社會上聘任了一批專業(yè)技術(shù)人員從事后勤管理軟件的開發(fā)，集團(tuán)投入了大量資金購置設(shè)備，全力推進(jìn)數(shù)字化管理的研究和開發(fā)應(yīng)用工作。
轉(zhuǎn)變觀念大膽實(shí)踐。各部門按照集團(tuán)的統(tǒng)一要求全面使用數(shù)字化系統(tǒng)，部門經(jīng)理以上人員上崗前要進(jìn)行計算機(jī)考試，考試不通過的，就不允許上崗。雖然在起步階段大家認(rèn)識不統(tǒng)一，一些管理人員有不同程度的抵觸情緒，甚至個別人公開反對，但是，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)堅信數(shù)字化建設(shè)一定要搞，也一定能夠成功。通過一些配套激勵政策，逐步轉(zhuǎn)變了各級人員對數(shù)字化建設(shè)的看法。實(shí)踐證明，這一步走對了。
嚴(yán)格要求全員參與。集團(tuán)要求所有二線人員每天的工作信息必須在規(guī)定的時間內(nèi)輸入到系統(tǒng)中，這一要求也迫使全體管理者努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，接受新知識，后勤集團(tuán)內(nèi)部涌現(xiàn)出了學(xué)習(xí)計算機(jī)高潮。不斷提高自己、充實(shí)自己，以適應(yīng)集團(tuán)發(fā)展的要求，已成為每一位員工的需求。
以點(diǎn)帶面，穩(wěn)步推進(jìn)。集團(tuán)在數(shù)字化建設(shè)中，以核心業(yè)務(wù)為骨架，以點(diǎn)帶面，建立計算機(jī)管理系統(tǒng)，穩(wěn)步推進(jìn)后勤數(shù)字化建設(shè)。首先選擇數(shù)字化建設(shè)容易開展、管理人員素質(zhì)較高的部門開始推進(jìn)，通過該部門使用數(shù)字化系統(tǒng)產(chǎn)生積極效果來影響其它部門。
積極探索，不斷完善?！肮芾碥浖斌w現(xiàn)“管理思想”，在實(shí)際運(yùn)行過程中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探索更為有效的管理途徑，不斷完善管理系統(tǒng)。隨著時代的進(jìn)步和科技的不斷發(fā)展，市場不斷出現(xiàn)新的智能化設(shè)備和高科技產(chǎn)品，為進(jìn)一步發(fā)展提供了有利的條件。同時，現(xiàn)代化企業(yè)的新的管理模式和思想，也不斷推動著數(shù)字化建設(shè)步伐。只有不斷的探索和實(shí)踐，才能確保數(shù)字化系統(tǒng)的實(shí)用性和可靠性，使其真正成為管理的有力助手。
今后打算和努力方向
數(shù)字化信息交換平臺的完善和應(yīng)用擴(kuò)展問題。目前的應(yīng)用系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)OA實(shí)現(xiàn)了信息共享，但在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方面仍存在著重復(fù)建設(shè)的問題，建立核心數(shù)據(jù)庫信息平臺，信息交換平臺的完善將帶動更多快捷、方便的擴(kuò)展應(yīng)用，這些應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)將自動提取、匯總，真正實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享。
數(shù)字化與國際標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)相結(jié)合的問題。目前，國內(nèi)部分高校已將國際標(biāo)準(zhǔn)化管理體系引入到高校后勤管理工作中，通過標(biāo)準(zhǔn)化的建立，進(jìn)一步規(guī)范服務(wù)，提高了服務(wù)質(zhì)量和水平，管理水平較以前有大幅度提高。去年，我們也將I SO9 000質(zhì)量管理體系和ISO2 2 000(HAccP)食品安全管理體系引入到管理工作中。在工作中發(fā)現(xiàn)，在國際標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中大部分管理過程，需要大量的人工和使用紙質(zhì)文件來完成，每年僅運(yùn)行記錄累計就達(dá)上千本，而記錄主要是認(rèn)證公司在審核時使用，這無形中給管理增加了成本。數(shù)字化管理是在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上建立的，但是和國際標(biāo)準(zhǔn)化還沒有完全結(jié)合。目前，我們正結(jié)合國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行的過程和模式，開發(fā)數(shù)字化與國際標(biāo)準(zhǔn)化管理體系相統(tǒng)一的后勤管理系統(tǒng)，統(tǒng)一后勤管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
提供自助服務(wù)的問題。在師生需求提交后，工作人員反應(yīng)還存在一個時間間隔問題，如果將用戶自己可以獨(dú)立完成的業(yè)務(wù)，做成無人值守的自助式服務(wù)平臺，將大大縮短服務(wù)響應(yīng)和完成時間，用戶可以更自由的享受服務(wù)。
加強(qiáng)后勤服務(wù)育人功能的問題。集團(tuán)在提供后勤服務(wù)的同時，如何教育學(xué)生樹立正確的人生觀，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，我們擬建立一個大學(xué)生生活考評系統(tǒng)，用于反映學(xué)生在后勤生活方面的表現(xiàn)情況，為學(xué)生綜合考評提供依據(jù)。

來源：中國院校后勤信息網(wǎng)